Деловое общение – это свой мир со своими законами. От того как мы соблюдаем эти законы зависит многое: впечатление, которое мы производим на коллег и партнеров, продуктивность работы и даже продвижение по карьерной лестнице.
Особое место в деловом общении занимает деловая переписка, которая является повседневной обязанностью большинства офисных работников и не только. Умение правильно вести деловую переписку может стать хорошим подспорьем для заключения выгодных сделок и формирования вашего делового имиджа.
Давайте рассмотрим некоторые особенности делового письма. Итак, деловая переписка - это:
- использование шаблонных фраз и клише
- эмоциональная нейтральность,
- смысловая точность и лаконичность изложения,
- грамотно выстроенная аргументация.
Деловая переписка на английском языке – это тот же набор правил и клише, некоторые из которых мы рекомендуем использовать всем, кто работает с иностранными партнерами или в международных компаниях. Мы предлагаем вашему вниманию несколько полезных фраз, которые украсят вашу деловую переписку. Эти фразы подчеркнут ваш профессионализм и помогут сформировать имидж делового человека. Начн?м!
1.Please find attached
Начнем с классики. Часто приходится прикреплять к письму различные документы или иные файлы. Для того чтобы уведомить получателя о наличии вложения отлично подойдет данная фраза. Ведь слово «Attachment» в переводе означает «вложение». Фразу следует использовать в конце письма.
Приведем пару примеров использования:
- Please find attached my portfolio.
- Please find attached copy of the agreement/contract.
2.I have forwarded
Эту фразу можно использовать, если вам необходимо переслать письмо другим получателям. Чтобы уведомить об этом адресата, отлично подойдет фраза «I have forwarded». Например:
- I have forwarded Anna’s CV to you.
- I have forwarded John’s email to you.
3.I’ve cc’ed
Человек, непосвященный во все тайны особенностей деловой переписки, может и не понять, что значит это странное сокращение. Но мы-то профессионалы. «I’ve cc’ed» – сокращение, которое расшифровывается, как I have carbon copied. Фраза означает «поставить кого-то в копию для получения писем».
Так что если вам нужно кого-то поставить в известность о том, что вы поставили в копию других получателей – смело используйте эту фразу. К примеру:
- I’ve cc’ed Sara on this email.
- I’ve cc’ed Jack and Jimmy on these emails.
Что касается сокращений, которые нельзя использовать в деловой переписке – для этого случая обычно делают исключение.
4.For further details
Данная фраза – проверенный способ вежливо завершить ваше письмо на английском. «For further details», означает «для более подробной информации», «более подробно». Примеры использования:
- For further details contact me any time.
- For further details write to our Sales-manager.
Еще одна фраза, которая поможет вам вежливо закончить – «If you have any questions, please do not hesitate to contact me». В переводе это означает «Если у Вас возникли вопросы, смело пишите мне».
5.I look forward to
Фраза «look forward», означает «ждать с нетерпением». Так что если вы с нетерпением ожидаете ответа или какого-то другого действия от адресата, то будет вполне уместно употребить эту фразу. К примеру:
- I look forward to your answer.
- I’m looking forward to your reply.
Фразу лучше использовать в конце письма.
При написании письма необходимо быть вежливыми даже когда вам не очень этого хочется. Умение составлять грамотные письма в любой ситуации отражает ваш профессионализм, воспитанность и знание деловой этики. В заключение напомним, что в деловой переписке вы должны показать точность формулировок и безупречную грамотность. Также недопустимо использование сокращений (за редким исключением).
Пишите электронные письма на английском правильно, дорогие друзья! Успехов!
По разным данным от 50 до 95% всех электронных писем в мире - спам от кибермошенников. Цели рассылки таких писем просты: заразить компьютер получателя вирусом, украсть пароли пользователя, заставить человека перевести деньги «на благотворительность», ввести данные своей банковской карты или прислать сканы документов.
Часто спам напрягает с первого взгляда: кривая верстка, автоматически переведенный текст, формы для ввода пароля прямо в теме письма. Но бывают вредоносные письма, которые прилично выглядят, тонко играют на эмоциях человека и не вызывают сомнений в их правдивости.
В статья будет рассказано о 4 типах мошеннических писем, на которые чаще всего ведутся россияне.
1. Письма от «государственных организаций»
Мошенники могут прикидываться налоговой, Пенсионным фондом, Роспотребнадзором, санэпидемстанцией и другими госорганизациями. Для убедительности в письмо вставляют водяные знаки, сканы печатей и государственную символику. Чаще всего задача преступников - напугать человека и убедить его открыть файл с вирусом во вложении.
Обычно это шифровальщик или блокатор винды, который выводит компьютер из строя и требует прислать платное SMS для возобновления работы. Вредоносный файл может маскироваться под судебное постановление или повестку о вызове к начальнику организации.
Страх и любопытство отключают сознание пользователя. На форумах бухгалтеров описаны случаи, когда сотрудницы организаций приносили файлы с вирусами на свои домашние компьютеры, так как не могли открыть их в офисе из=за антивируса.
Иногда мошенники просят отправить в ответ на письмо документы, чтобы собрать сведения о фирме, которые пригодятся для других схем обмана. В прошлом году одна группа мошенников смогла обмануть множество людей, использовав прием отвлечения внимания «просьба отправить бумаги по факсу».
Когда бухгалтер или менеджер читал это, он сразу проклинал налоговую «Вот мамонты там сидят, е-мое!» и переключал свои мысли с самого письма на решение технических проблем с отправкой.
2. Письма от «банков»
Блокаторы винды и шифровальщики могут прятаться в фальшивых письмах не только от госорганизаций, но и от банков. Сообщения «На Ваше имя взяли кредит, ознакомьтесь с судебным иском» действительно могут напугать и вызвать огромное желание открыть файл.
Также человека могут убедить войти в фальшивый личный кабинет, предлагая посмотреть начисленные бонусы или получить приз, который он выиграл в «Лотерее Сбербанка».
Реже мошенники отправляют счета для оплаты сервисных сборов и дополнительных процентов по кредиту, на 50-200 рублей, которые проще заплатить, чем разбираться.
3. Письма от «коллег»/«партнеров»
Некоторые люди получают десятки деловых писем с документами в течении рабочего дня. С такой нагрузкой можно легко повестись на метку «Re:» в теме письма и забыть про то, что с этим человеком вы пока не переписывались.
Особенно, если в поле отравитель указано «Александр Иванов», «Екатерина Смирнова» или любое простое русское имя, которые абсолютно не задерживаются в памяти человека, постоянного работающего с людьми.
Если целью мошенников является не сбор SMS-платежей за разблокировку винды, а принесение вреда конкретной компании, то письма с вирусами и фишинговыми ссылками могут рассылать от имени реальных работников. Список сотрудиков можно собрать в соцсетях или посмотреть на сайте компании.
Если человек видит в ящике письмо от человека из соседнего отдела, то он к нему особо не присматривается, может даже проигноривать предупреждения антивируса и открыть файл несмотря ни на что.
4. Письма от «Google/Яндекс/Mail»
Google иногда присылает письма владельцам ящиков Gmail о том, что кто-то пытался зайти в ваш аккаунт или о том, что закончилось место на Google Drive. Мошенники успешно копируют их и заставляют пользователей вводить пароли на подставных сайтах.
Фальшивые письма от «администрации сервиса» также получают пользователи Яндекс.Почты, Mail.ru и прочих почтовых служб. Стандартные легенды такие: «ваш адрес добавлен в черный список», «срок действия пароля истек», «все письма с вашего адреса будут добавляться в папку спам», «посмотрите список недоставленных писем». Как и в трех предыдущих пунктах, основными оружиями преступников являются страх и любопытство пользователей.
Как себя защитить?
Установите антивирус на все свои устройства, чтобы он автоматически блокировал вредоносные файлы. Если вы по каким-то причинам не хотите им пользоваться, то проверяйте все хоть немного подозрительные почтовые вложения на virustotal.com
Никогда не вводите пароли вручную. Используйте менеджеры паролей на всех устройствах. Они никогда не предложат вам вариант паролей для ввода на подставных сайтах. Если по каким-то причинам вы не хотите их использовать, то вручную набирайте URL страницы, на которой собираетесь вводить пароль. Это касается всех операционных систем.
Везде, где это возможно подключите подтверждение пароля по SMS или двуфакторную идентификацию. И конечно, стоит помнить о том, что незнакомым людям нельзя посылать сканы документов, паспортные данные и переводить деньги.
Возможно многие из читателей при взгляде на скрины писем подумали: «Я что дурак файлы из таких писем открывать? За километр видно, что это подстава. Я не буду парится с менеджером паролей и двуфакторной идентификацией. Я просто буду внимательным».
Да, большую часть мошеннических писем можно разоблачить на глаз. Но это не касается случаев, когда атака направлена конкретно на вас.
Самый опасный спам - персональный
Если ревнивая жена захочет почитать почту мужа, то Google предложит ей десятки сайтов, которые предлагают услугу «Взлом почты и профилей в соцсетях без предоплаты».
Схема их работы проста: они отправляют человеку качественные фишинговые письма, которые тщательно составлены, аккуратно сверстаны и учитывают личные особенности человека. Такие мошенники искренне стараются зацепить конкретную жертву. Выясняют у заказчика ее круг общения, вкусы, слабые места. На разработку атаки на конкретного человека может уйти час или более, но усилия окупаются.
Если жертва попадается, то отправляют заказчику скрин ящика и просят оплатить (средняя цена около $100) свои услуги. После поступления денег высылают пароль от ящика или архив со всеми письмами.
Часто бывает, что когда человеку приходит письмо со ссылкой на файл «Видео компромат на Таню Котову» (скрытый кейлоггер) от своего брата, то наполняется любопытством. Если письмо снабдить текстом с подробностями, которые известны ограниченному кругу лиц, то человек сразу отрицает возможность того, что брата могли взломать или им притворяется кто-то еще. Жертва расслабляется и отключает антивирус к чертовой матери, чтобы открыть файл.
К подобным услугам могут обращаться не только ревнивые жены, но и недобросовестные конкуренты. В таких случаях ценник выше и методы тоньше.
Не стоит надеяться на свою внимательность и здравый смысл. Пусть на всякий случай вас страхуют безэмоциональные антивирус и менеджер паролей.
P.S. Зачем спамеры пишут такие «тупые» письма?
Тщательно подготовленные мошеннические письма - относительная редкость. Если зайти в папку спам, то можно повеселиться от души. Каких только персонажей не придумывают мошенники для вымогательства денег: директор ФБР, героиня сериала «Игра Престолов», ясновидящий, которого к вам направили высшие силы и он хочет поведать тайну вашего будущего за $15 долларов, киллер, которому вас заказали, но он душевно предлагает откупиться.
Обилие восклицательных знаков, кнопки в теле письма, странный адрес отправителя, безымянное приветствие, автоматический перевод, грубейшие ошибки в тексте, явный перебор креативности - письма в папке спам просто «кричат» о своем темном происхождении.
Почему мошенники, которые рассылают свои послания миллионам адресатов, не хотят потратить пару часов на составление аккуратного письма и жалеют 20 баксов на переводчика, чтобы увеличить отклик аудитории?
В исследовании Microsoft Why do Nigerian Scammers Say They are from Nigeria? глубоко анализируется вопрос «Почему мошенники продолжают посылать письма от имени миллиардеров из Нигерии, когда про «нигерийские письма» широкой общественности известно уже лет 20». По статистике, более 99.99% получателей игнорирует такой спам.
Для того чтобы сделать заказ (to place an order) на закупку тех или иных товаров обычно заполняют специальные бланки заказов (order forms), в которых указывается количество (quantity) изделий, их описание (description), цена (price), условия оплаты (terms of payment), дата поставки (date of delivery), скидки (discounts) и т.п. В ряде случаев, когда необходимо прояснить отдельные пункты заказа (to make certain points quite clear), пишется сопроводительное письмо (covering letter), к. которому прилагается бланк заказа.
Если Продавец (Seller) или Поставщик (Supplier) товара в состоянии выполнить заказ, он посылает Покупателю (Buyer) подтверждение заказа (order acknowledgement, or confirmation), кото-
рое чаще всего представляет собой копию заказа (order copy, or duplicate), подписанную Продавцом. Обычно подтверждение заказа прилагается к сопроводительному письму, в котором Продавец выражает благодарность за заказ, а также сообщает Покупателю о тех или иных изменениях (изменении цен, сроков поставки и т. п.).
Если Продавец либо Поставщик товара по каким-либо причинам не в состоянии выполнить заказ, он либо отказывается от заказа (tо refuse (to reject, to decline) the order), либо предлагает адекватную замену (substitute) товару, которого нет в наличии.
Клише и выражения писем-заказов:
- -- In reply (response) to у our letter (fax) of (dated)... , we thank you for ... -- В ответ на Ваше письмо (факс) от..., мы благодарим Вас за...
- -- We accept your offer and have pleasure in placing an order with you for ... -- Мы принимаем ваше предложение и имеем удовольствие разместить у вас заказ на...
Клише и выражения писем-подтверждений заказов:
- -- Thank you very much for your order No ... of (dated) ... -- Благодарим Вас за Ваш заказ № ... от...
- -- We hope that"you will have a good turnover, and that we will be dealing with your company in the future. -- Надеемся, что вы будете иметь хороший оборот, и мы будем сотрудничать с вашей компанией и в дальнейшем.
Shop-Rite Supermarket
Rio Grande, NJ, 08240
Our Order for Shoes
In response to your letter of 14-th February, we thank you for sending us your catalogues and of men"s shoes. We are sure there will be a great demand for them in Russia.
We accept your offer and we have pleasure in placing an order with you for men"s shoes. We are enclosing our Order No. 14.
Yours sincerely,
Enc. Order No.14
- O R D E R No.14
- (please refer to
this number on all
Shop-Rite Supermarket
Rio Grande, NJ, 08240
Please supply 1000 clothes for babies in the titles and colors specified below:
Title Color Quantity
T-shirt blue 200
T-shirt white 100
T-shirt black 100
T-shirt pink 300
Price: $ 4.99 each (total - $4,990)
Delivery: air freight
Payment: by letter of credit
Packing: standard
p.p. Chief Buyer
«Это как в сказке про мальчика, который постоянно кричал “волки”. Будете злоупотреблять пометкой “срочно” – люди перестанут отвечать на ваши письма. А по-настоящему важное письмо может из-за этого остаться незамеченным.
Панибратство
Да, тон вашего письма может отражать ваши отношения с получателем. Однако вас могут посчитать непрофессионалом, если вы позволите себе слишком неформальное отношение к переписке. Не злоупотребляйте восклицательными знаками, смайликами, цветным текстом, необычными шрифтами и излишней краткостью сообщений.
Будьте особенно осторожны, если вам приходится работать с людьми разных возрастов, с языковым барьером или с теми, кто предпочитает более традиционную форму общения.
Слишком сухой тон
В то же время быть роботом тоже не стоит. Ничего, если в письмах вы показываете свой характер или энтузиазм - в разумных пределах.
Ответить всем
Рабочая электронная почта существует не для развлечения, а для коммуникации. Так что если вы отвечаете на письмо, отправленное группе людей, подумайте дважды, прежде чем нажать на «ответить всем». Для этого ваш ответ должен быть чрезвычайно важен для всех.
Отправка копий без разрешения
Делиться с другими чужой информацией, по меньшей мере, непозволительно. Неважно, отправляете ли вы клиенту копию письма вашего шефа, который отозвался о нем каким бы то ни было образом, или включаете одного сотрудника в личную переписку с другим. Мало кому может понравиться, если вы отошлёте копию письма без его на то согласия.
Отправка скрытых копий
Отправка скрытых копий порождает недоверие. Если вы хотите отправить кому-то письмо, и этот человек, по идее, не должен участвовать в рабочей переписке, скопируйте текст и отправьте его отдельным письмом.
Неопределённая тема письма
Такие темы, как «Это я», «Привет» или «К вашему сведению» (FYI) просто не привлекают внимание. Человек не поймёт, о чем идёт речь, и не захочет отвечать на письмо. Письма по работе должны быть чёткими и лаконичными. Получатель, скорее, откроет e-mail, если поймёт, чего вы от него хотите.
Отправка слишком большого количества личных писем
Можно иногда использовать шутки, трогательные истории и мотивирующие цитаты, для того чтобы приободрить кого-то. Но люди быстро устают от такого, и неважно, с какими намерениями вы их писали. Если будете посылать слишком много личных писем, их просто поставят на автоудаление.
Быть грубым
Не стоит посылать полные яда письма, ведь люди при случае вам это припомнят. Вместо этого напишите письмо и оставьте его на двое суток в «Черновиках». Потом вы можете к нему вернуться и отредактировать, убрав колкости. Так вы быстрее добьётесь желаемого. Кроме того, к вам будут относиться как к очень терпеливому и рассудительному профессионалу.
Дурацкий адрес почты
Если вы отправляете письмо клиенту, сотруднику или потенциальному работодателю, не используйте почту с «непрофессиональным» названием. Если в названии почты есть что-то претендующее на остроумие или содержащее сексуальный или вульгарный подтекст (что-нибудь наподобие ), вы рискуете настроить собеседника негативно к себе с самого начала. Создайте отдельную почту для чисто профессиональных нужд.
Опечатки
Тот факт, что письмо было отправлено с Айфона, не является оправданием для отправки неаккуратных писем. Если вы сделали больше одной ошибки в письме, это может считаться непрофессиональным. Если это очень важное письмо, а вы спешите куда-то, то постарайтесь хотя бы проверить его перед отправлением.
Отправка писем ранним утром
Большинство людей, получая письма, смотрит на время отправки. Если письмо отправлено слишком рано, то к вам могут отнестись негативно. Как минимум, вас будут считать трудоголиком без личной жизни. Хуже, если вас станут считать навязчивым. Если ночью вас разбудило вдохновение, напишите письмо, сохраните его в «Черновиках» и отправьте в рабочее время.
Слишком много знаков пунктуации
Люди иногда слишком увлекаются и ставят много восклицательных знаков. Результат может показаться кому-то незрелым или слишком эмоциональным. Не злоупотребляйте!!!
Непрофессиональные шрифты
У шрифта Purple Comic Sans есть своя сфера применения. В бизнесе же лучше использовать классические шрифты, цвета и размеры. Ваши письма должны легко читаться.
Обычно используется размер шрифта 10 или 12. Лучшими для работы являются легко читаемые шрифты, вроде Arial, Calibri или Times New Roman. Цвет предпочтительнее чёрный.
Слишком длинное письмо
Большинство тратит на чтение писем секунды, а не минуты. Многие вообще просто проскальзывают по тексту глазами, так что пишите письма исходя из этого. Людям сложно читать большие абзацы – разбивайте текст на блоки меньшего размера. Основные моменты и маркированные списки читаются куда легче. Можно также выделять главное жирным или курсивом, но не надо делать это часто.
В Microsoft Outlook можно указать, что для всех отправляемых сообщений автоматическое Скрытая копия (копия) будет отправлено других списков рассылки или пользователей.
Один сценарий, в котором это правило полезен при отвечают всем участникам группы для ответа на входящие сообщения электронной почты, например центр технической поддержки. Когда один член группы ответов на сообщения, другим участникам группы автоматически получает копию ответ, сохранения всех исходящих сообщений в курсе.
клиентские правила
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или групп, которые указаны в правиле будут автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или групп в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
В представлении почта на вкладке Главная нажмите кнопку правила > Управление правилами и оповещениями .
На вкладке в разделе Правило
Нажмите кнопку ОК .
Правила и оповещения .
Совет: Дополнительные сведения о том, как быстро отключить это правило для отдельных сообщений, см. в следующем разделе ("").
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите гибкость, чтобы отключить автоматическое новые правила копия на основе одного сообщения без необходимости переходить в диалоговом окне правила и оповещения , можно использовать функцию категорий в Outlook, вместе с правилом.
Совет:
Сначала необходимо создать правило автоматически отправить скрытую копию (Cc) для всех отправляемых сообщений электронной почты.
Это правило определенного называется клиентские правила . Клиентские правила выполняется только на том компьютере, на котором она создана и выполняется, только если приложение Outlook запущено. Если бы вы отправляете сообщение электронной почты с помощью учетной записи электронной почты на другом компьютере, правило не будет выполняться с этого компьютера, чтобы он был создан на этом компьютере. В этой же правило необходимо создать на каждом компьютере, который планируется использовать его.
Создание правила
Теперь каждый раз при отправке сообщения, будь то новое сообщение, при пересылке сообщения или ответа людей или распределение списки, указанное в правиле будет автоматически добавляться как получателей копии. Не отображается имена людей или распространения списков в строке "Копия" Составьте сообщение, но эти имена будут отображаться все получателя сообщения.
Отключение правила
Чтобы предотвратить автоматическую отправку копии, необходимо сначала отключить правило.
В Почте в меню Сервис нажмите кнопку Правила и оповещения .
На вкладке Правила для электронной почты в разделе Правило снимите флажок, соответствующий правилу, которое вы создали.
Нажмите кнопку ОК .
Теперь вы можете отправить сообщение без автоматической отправки его копии другим людям или спискам рассылки. Правило будет неактивно до его повторного включения в диалоговом окне Правила и оповещения .
Совет:
Использование категории для отключения автоматической отправки копии для отдельных сообщений
Если вы хотите отключать новое правило автоматической отправки копии для отдельных сообщений без вызова диалогового окна Правила и оповещения , вы можете задать для правила категорию, доступную в Office Outlook 2007.
Измените созданное ранее правило так, чтобы при добавлении указанной категории в сообщение правило не отправляло копию автоматически.
Когда вы захотите отключить правило автоматической отправки копии для сообщения, примените к нему категорию.
Совет: Можно воспользоваться сочетанием клавиш, если вы указали его при создании категории.
При отправке сообщения правило автоматической отправки копии не будет применяться.